Avec la rentrée, les problèmes d’organisation refont surface !

Nous devons souvent faire preuve d’imagination et jongler avec le temps ! Rendez-vous par ci, inscriptions par là… Un démarrage sur les chapeaux de roue, générateur de stress et amplificateur de fatigue !

J’ai toujours eu l’habitude d’être éparpillée et multi-tâches. Je pensais que ce mode de fonctionnement était efficace même si je me plaignais souvent de ne pas avoir assez de 24h dans la journée ! 🙁

Mais ça c’était avant…

Il y a quelques années, j’ai découvert un livre qui a vraiment transformé mon quotidien. Il m’a permis de réaliser beaucoup plus de choses dans une seule journée, et de manière plus efficace et… sans efforts !

Ce best seller s’appelle « Zen to done (ZTD). » Son auteur, Leo Babauta, est mondialement reconnu. Il édite aussi un blog qui remporte un franc succès, « Zen habits ». (Habitudes zen – traduit en français par Olivier Roland)

Zen to done a été écrit dans le but d’aider les gens à mieux s’organiser. À visualiser leurs tâches et leurs projets et avoir une journée de travail simple et structurée.

Malheureusement, ce livre n’existe qu’en anglais.

Après avoir testé sa méthode avec succès, j’ai eu envie de la partager avec vous.

Quelle meilleure période que la rentrée pour le faire ?

Le concept

Simplifier au maximum

L’auteur considère qu’il n’y a pas de remède « miracle ». Le secret réside seulement dans l’action que l’on mène pour y arriver. Sa méthode est basée sur l’art de simplifier au maximum. Faire et simplifier, tout simplifier pour ôter tout stress.

Faire ce qui est vraiment important et le faire bien !

Ne se donner que 3 tâches importantes par jour et ce qu’il appelle les « grosses pierres » pour la semaine, c’est à dire les choses les plus importantes que vous voulez ou avez à accomplir dans la semaine. Pour cela, il est nécessaire de se créer un rituel quotidien (=> tâches) et hebdomadaire (=> pierres) pour préparer sa liste (=> actions).

Cela peut être une heure précise, un endroit précis…

Afin de rester focalisé sur ses objectifs, il conseille de les revoir toutes les semaines, de les remettre en question, de noter les évolutions, etc…

Comment rester focalisé sur nos objectifs sans dévier ?

Car la tentation est partout, nous sommes ultra sollicités, je ne vous apprends rien !

L’auteur nous invite à changer progressivement nos habitudes : mais surtout une habitude à la fois, pour éviter les découragements et les éparpillements. Par contre, il préconise de se focaliser totalement sur le changement de cette habitude. Mettre en place un challenge (atteignable), et s’engager.

Par exemple ne regarder ses mails que 2 fois par jour à heure fixe ; couper toute source de connexions pendant un temps donné (le temps d’accomplir notre tâche), voire couper le portable et tout accès aux réseaux sociaux ; etc. ..

Avec toujours une notion de « récompense ». Cela peut-être, s’octroyer un quart d’heure de détente, ou un café gourmand quand c’est terminé, et pas avant ! Et surtout pas si un collègue vient nous inciter à l’accompagner à la machine à café alors que la tâche n’est pas terminée… Pas toujours évident de dire non !

Avec de l’entraînement, on apprend même à ne plus décrocher le téléphone qui sonne quand on est concentré sur une tâche (on rappelle plus tard). Et croyez-moi, tout va beaucoup plus vite 😉

ZTD nous apprend à mettre en place un système imparable pour aller droit au but.

10 habitudes à instaurer pour être organisé, simplifier sa vie, garder le contrôle et agir

Si Léo Babauta estime qu’il faut 30 jours pour changer chaque habitude, avoir de nouveaux automatismes et ne pas se décourager, dans moins d’une année, votre vie va être totalement transformée ! (et je peux attester qu’il dit vrai pour avoir suivi ses conseils).

1 – Collecter les données

La toute première action consiste à se procurer un petit carnet qui nous suit partout et y inscrire tout ce que l’on a en tête, en vrac (idées, rendez-vous, tâches à accomplir, envies…). Le but étant de se les sortir vite de la tête pour ne rien oublier.

Bien sûr, aujourd’hui, les carnets de notes ne sont plus uniquement au format papier. Les tablettes, ordinateurs, smartphones ont des applications toutes plus imaginatives les unes que les autres. Pour autant (et pour avoir testé moi-même), les choses les plus simples sont souvent les plus efficaces. Le bon vieux carnet de notes basique en est l’exemple parfait. Mais bien sûr chacun pourra l’adapter, votre smartphone peut faire l’affaire.

Dès le retour au bureau ou à la maison, « vider » ce carnet en remplissant les listes.

2 – Traiter

Il conseille de traiter chaque jour toutes les infos que l’on reçoit (e-mail, courrier, notes, messages vocaux). Commencer par le plus ancien et prendre une décision pour chaque :

a – Le faire si ne prend que 2 minutes

b – Jeter

c – Déléguer

d – Archiver

e – Programmer dans la To-do liste

3 – Planifier

Préparer les tâches importantes de la semaine/journée.

Chaque semaine, programmer en tout premier les objectifs que l’on veut accomplir pour la semaine. Ce sont ce qu’il appelle « les grosses pierres », les piliers de votre semaine.

Chaque jour, établir une liste de 3 tâches importantes (pas plus) – qui seraient les « grosses pierres » de la journée – ce sont les tâches secondaires qui vous permettront d’atteindre vos objectifs hebdomadaires – Les faire en priorité, le matin.

4 – Agir

Sélectionner une tâche à faire et… la faire, sans distraction.

Ne pas se laisser distraire est le plus difficile. Si on est interrompu, il nous suggère de noter sur le carnet où nous en sommes exactement, où toute info nécessaire pour ne pas perdre le fil et rester concentré sur la tâche à accomplir. On peut aussi se mettre un minuteur ou aller jusqu’au bout.

Éviter à tout prix les multi-tâches ce n’est pas productif.

Là, je dois bien reconnaître qu’il n’y a pas plus vrai ! Autrefois, je pensais qu’en faisant plusieurs choses en même temps, je gagnerais un temps précieux, pourtant c’est juste l’inverse !!!

Ce fut, pour moi, une découverte majeure qui a littéralement changé mon quotidien !

5 – Lister

Mettre en place un système de listes et chaque jour, vérifier les listes.

Il est important de créer des listes qui vous « parlent » : Maison – factures – travail – téléphone – en attente – etc.

Elles doivent être le plus simple possible. Prendre l’habitude de noter dans les listes est important, car ces listes alimenteront les tâches importantes de vos journées et semaines.

Il faudra donc les viser quotidiennement – en faire un rituel, chaque soir par exemple : programmer la journée du lendemain.

6 – Organiser

Toutes les infos arrivent par la boîte mail, les appels téléphoniques, le courrier postal ou les notes dans le petit carnet.

Mettre chaque chose à sa place sans attendre vous empêchera de procrastiner. (Voir 2 – Traiter)

7 – Réviser

Chaque semaine, réviser votre système en fonction des objectifs qui évoluent. Passer en revue les objectifs de l’année et constater les progrès, les lacunes… les actions à mener la semaine à venir. Toujours en se focalisant sur les objectifs.

De même, chaque mois, se donner un peu de temps pour passer en revue les objectifs mensuels ; procéder toujours de la même manière.

Idem pour les objectifs de l’année, une fois par an.

8 – Simplifier

Réduire les objectifs et les tâches à l’essentiel. Pour cela, il faut constamment revoir ses priorités et se poser les bonnes questions :

Est-ce important ?

Les tâches sont-elles en accord avec mes objectifs ?

Cela prend peu de temps pour peu qu’on le fasse régulièrement.

9 – Instaurer une routine

Quotidiennement, par exemple le matin, cela pourrait être, regarder le calendrier, survoler les listes, traiter les e-mails reçus (cf – n°2 ), faire la première tâche planifiée de la journée.

Une routine du soir pourrait consister à traiter de nouveau les e-mails, puis vérifier les listes, préparer la to-do liste pour le lendemain, revoir les objectifs de la semaine, etc…

La mise en place d’une routine dépend de chacun, de ses priorités et de sa vie.

On peut, de même, mettre en place une routine hebdomadaire (jour de lessive, jour des enfants, jour des factures…).

10 – Trouver sa passion

C’est le point le plus important. Organiser sa vie autour de sa passion. Faire quelque chose qui nous passionne sonne la fin de la procrastination. Idéalement, faire de sa passion, son métier !

« Choisis un travail que tu aimes et tu n’auras pas à travailler un seul jour de ta vie » – Confusius

J’espère vous avoir donné quelques clés pour améliorer votre organisation et surtout atteindre vos objectifs !

Pour aller plus loin, je vous invite à visiter son blog.

Bonne rentrée !

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